Efficiënt vergaderen

Een standaard vergadering roept misschien niet meteen het beeld op van lachende mensen, een ruimte vol positieve vibes en massa’s creativiteit. Jammer, want met de juiste tools kan je van elke vergadering een efficiënte, productieve en creatieve sessie maken. Wij zetten alvast een aantal tips op een rijtje om beter te vergaderen en de nuttige output te maximaliseren.

1. Nodig enkel de deelnemers uit die een positieve bijdrage kunnen leveren aan de vergadering.
2. Bezorg iedereen op voorhand de agendapunten met een woordje uitleg bij elk item.
3. Vraag de deelnemers om hun telefoon (en eventueel ook de laptop) uit te schakelen zodat ze zich 100% kunnen focussen op de agendapunten.
4. Zorg voor voldoende vergaderruimte. Niemand zit graag te dicht bij elkaar. Ook is het niet aangenaam als er enkelen moeten rechtstaan.
5. Behandel de moeilijkste of belangrijkste punten eerst. Zo ben je er zeker van dat de deelnemers met volle aandacht brainstormen over het item.
6. Gebruik een flipover of whiteboard om ideeën, aandachtspunten of hoofdzaken visueel te maken. Zo blijven de deelnemers bij de kern van de zaak en bewaren ze het overzicht.
7. Varieer de zitposities aan de vergadertafel. Dit geeft de deelnemers een kleine adempauze en zorgt voor nieuwe synergie.
8. Leg op het einde van de vergadering vast wat de volgende stap is, wie verantwoordelijk is voor welke taak en hoeveel tijd deze persoon ervoor krijgt om de taak uit te voeren.
9. Sluit de vergadering op een positieve manier af. Benoem de successen en bedank de deelnemers voor hun nuttige inbreng. Dit lijkt misschien iets banaals, maar toch is het ontzettend belangrijk. Eindig met een positieve noot!

Als je bovenstaande punten ter harte neemt, ga je alvast voor een efficiënte vergadering. Heb je echter behoefte aan iets nieuws, een andere vorm van overleggen of stoot je met je team tegen bepaalde grenzen aan? Tijdens de workshop creatief vergaderen zorgen wij voor de juiste tools waarmee je enthousiasme en motivatie voedt bij alle deelnemers. Benieuwd? Neem vrijblijvend contact op voor meer info.